Qu'est-ce qu'un "document numérique" ?

Michael Buckland

École de gestion de l'information et des systèmes,

Université de Californie, Berkeley, CA, USA 94720-4600

Abstrait 

La question "Qu'est-ce qu'un document numérique ?" est un cas particulier de la question "Qu'est-ce qu'un document ?" D'ordinaire, le mot "document" désigne un enregistrement textuel. Au début de ce siècle, les tentatives d'accès à la quantité rapidement croissante de documents disponibles ont soulevé des questions sur ce qui devrait être considéré comme un "document". Paul Otlet et d'autres ont développé une vision fonctionnelle du "document" et se sont demandé si, par exemple, les sculptures, les objets de musée et les animaux vivants pouvaient être considérés comme des "documents". Suzanne Briet a assimilé le "document" à une preuve matérielle organisée. Ces idées ressemblent aux notions de "culture matérielle" en anthropologie culturelle et d' "objet en tant que signe" en sémiotique. D'autres, en particulier aux États-Unis (par exemple Jesse Shera et Louis Shores) ont adopté un point de vue plus étroit. Les anciennes confusions entre le support, le message et le sens sont renouvelées par la technologie numérique, car les définitions technologiques du "document" deviennent encore moins réalistes lorsque tout est en bits.

1. Introduction

Lorsque nous parlons d'un document papier, d'un document papyrus ou d'un document microfilmé, la signification est claire. En revanche, le concept de "document numérique" est plus difficile à cerner. Nous pouvons considérer le courrier électronique et un rapport technique généré par un traitement de texte comme des documents numériques, mais au-delà de ces exemples simples, le concept de "document" devient moins clair. Un logiciel est-il un document ? Il contient des lignes de texte qui ressemblent à du langage. Un système d'exploitation est-il un document ? Il est possible d'énumérer différents types de documents numériques, ce qui est nécessaire en raison de la nécessité de définir des normes afin de parvenir à l'efficacité et à l'interopérabilité. Mais si l'on recherche l'exhaustivité, le processus devient arbitraire et intellectuellement insatisfaisant, car la frontière entre les documents et les non-documents n'est pas clairement définie.

Un document papier se distingue, en partie, par le fait qu'il est sur papier. Mais cet aspect - le support technologique - est moins utile pour les documents numériques. Un message électronique et un rapport technique existent physiquement dans un environnement numérique sous la forme d'une chaîne de bits, mais il en va de même pour tout ce qui se trouve dans un environnement physique. Le "multimédia", qui désignait autrefois des supports multiples et physiquement différents, suscite aujourd'hui un regain d'intérêt, car, ironiquement, les supports multiples peuvent être réduits au support unique des bits stockés électroniquement.

Pour des raisons pratiques, les gens développent des définitions pragmatiques, telles que "tout ce qui peut recevoir un nom de fichier et être stocké sur un support électronique" ou "une collection de données et de propriétés de ces données qu'un utilisateur choisit de désigner comme une unité logique". Et, comme souvent dans les discussions sur l'information, on trouve des définitions du terme "document" qui se concentrent sur un aspect et sont souvent très métaphoriques, comme "connaissance capturée", "données en contexte" et "vue organisée de l'information".

Les systèmes numériques se sont principalement intéressés au texte et aux enregistrements de type texte (par exemple, les noms, les chiffres et les codes alphanumériques), mais l'intérêt actuel pour les icônes et les graphiques nous rappelle que nous pouvons avoir besoin de traiter tous les phénomènes que quelqu'un peut souhaiter observer : les événements, les processus, les images et les objets aussi bien que les textes [BUC 91].

2. Du document à la « documentation »

Les documents numériques sont relativement nouveaux, mais la discussion sur la question plus large « Qu'est-ce qu'un document ? » n'est pas nouvelle. À la fin du XIXe siècle, on s'inquiétait de plus en plus de l'augmentation rapide du nombre de publications, en particulier de la littérature scientifique et technique et des « faits » sociaux. Pour continuer à créer, diffuser et utiliser efficacement les connaissances enregistrées, on considérait qu'il fallait de nouvelles techniques pour gérer le flot croissant de documents.

Cette « gestion » comportait plusieurs aspects. Des techniques efficaces et fiables étaient nécessaires pour collecter, conserver, organiser (classer), représenter (décrire), sélectionner (extraire), reproduire (copier) et diffuser les documents. Le terme traditionnel pour cette activité était « bibliographie ». Cependant, « bibliographie » n'était pas entièrement satisfaisante. On estimait qu'il fallait quelque chose de plus que la « bibliographie » traditionnelle, par exemple des techniques de reproduction de documents et que « bibliographie » avait également d'autres significations bien établies en rapport avec les techniques traditionnelles de production de livres.

Au début du XXe siècle, le mot « documentation » a été de plus en plus adopté en Europe à la place de « bibliographie » pour désigner l'ensemble des techniques nécessaires pour gérer cette explosion de documents. À partir de 1920 environ, le terme « documentation » (et les mots apparentés en anglais, en français et en allemand) a été de plus en plus accepté comme un terme général englobant la bibliographie, les services d'information scientifique, la gestion des documents et le travail d'archivage. Après 1950 environ, une terminologie plus élaborée, comme « science de l'information », « stockage et recherche d'informations » et « gestion de l'information », a de plus en plus remplacé le mot « documentation ».

3. De la documentation au « document »

Les problèmes créés par l'augmentation du nombre de documents imprimés ont conduit au développement de techniques destinées à gérer des documents importants (ou potentiellement importants), c'est-à-dire, en pratique, des textes imprimés. Mais il n'y avait (et il n'y a) aucune raison théorique pour que la documentation se limite aux textes, et encore moins aux textes imprimés. Il existe de nombreux autres types d'objets signifiants en plus des textes imprimés. Et si la documentation peut traiter de textes qui ne sont pas imprimés, ne pourrait-elle pas également traiter de documents qui ne sont pas des textes du tout ? Dans quelle mesure la documentation peut-elle être appliquée ? En d'autres termes, si le terme « document » était utilisé dans un sens spécialisé comme terme technique pour désigner les objets auxquels les techniques de documentation peuvent être appliquées, dans quelle mesure le champ d'application de la documentation pourrait-il être étendu ? Qu'est-ce qui pourrait (ou ne pourrait pas) être un document ? Cependant, la question n'était pas souvent formulée en ces termes.

Une des premières avancées a consisté à étendre la notion de document au-delà des textes écrits, un usage que l'on trouve dans les principaux dictionnaires anglais et français. « Toute expression de la pensée humaine » était une définition fréquemment utilisée du « document » parmi les documentalistes. Aux États-Unis, les expressions « the graphic record » et « the generic book » étaient largement utilisées. Cela permettait d'étendre le champ d'application du domaine aux images et autres documents graphiques et audiovisuels. Le Belge Paul Otlet (1868-1944) est connu pour avoir observé que les documents pouvaient être tridimensionnels, y compris la sculpture. À partir de 1928, les documentalistes ont probablement inclus les objets de musée dans les définitions de « document » (par exemple DUP 33). La préoccupation pratique prédominante des documentalistes concernait les documents imprimés, de sorte que la question de savoir jusqu'où la définition de « document » pouvait être étendue n'a reçu que peu d'attention directe. De temps en temps, un écrivain réfléchi discutait du sujet, peut-être parce qu'il s'intéressait à une nouvelle forme d'objet signifiant, comme les jouets éducatifs, ou parce qu'il souhaitait théoriser.

Paul Otlet : Les objets comme documents

Otlet a étendu la définition de « document » à mi-chemin de son Traité de documentation de 1934 [OTL 34]. Les documents graphiques et écrits sont des représentations d'idées ou d'objets, écrit-il, mais les objets eux-mêmes peuvent être considérés comme des « documents » si l'on s'en inspire par l'observation. Otlet cite comme exemples de tels « documents » des objets naturels, des artefacts, des objets portant des traces d'activité humaine (comme des découvertes archéologiques), des modèles explicatifs, des jeux éducatifs et des œuvres d'art (OTL 34 : p. 217] ; également [OTL 90 : pp. 153 et 197] et [IZQ 95]).

En 1935, Walter Schuermeyer écrivait : « Aujourd'hui, on entend par document toute base matérielle permettant d'élargir nos connaissances et disponible à des fins d'étude ou de comparaison. » ("Man versteht heute unter einem Dokument jede materiel Unterlage zur Erweiterung unserer Kenntnisse, die einem Studium oder Vergleich zugänglich ist." [SCH 35 : p. 537]).

De même, l'Institut international de coopération intellectuelle, une agence de la Société des Nations, en collaboration avec l'Union française des organismes de documentation, a élaboré des définitions techniques du terme « document » et des termes techniques associés en versions anglaise, française et allemande :

« Document : Toute base de connaissances, fixée matériellement, susceptible d'être utilisée à des fins de consultation, d'étude ou de preuve. Exemples : manuscrits, imprimés, représentations graphiques ou figurées, objets de collections, etc...

Document : Toute source d'information, sous forme matérielle, pouvant être utilisé à des fins de référence ou d'étude ou comme autorité. Exemples : manuscrits, imprimés, illustrations, diagrammes, spécimens de musée, etc. ([ANO 37: p. 234])

Suzanne Briet : Preuve matérielle en tant que document

Suzanne Briet (1894-1989), bibliothécaire français perspicace, a abordé l'extension du sens du « document » avec une franchise inhabituelle. (Pour Briet, également connue sous le nom de Suzanne Dupuy et Suzanne Dupuy-Briet, voir [LEM 89], [BUC 95], [BUC 97b]). En 1951, Briet publie un manifeste sur la nature de la documentation, Qu'est-ce que la documentation , qui commence par l'affirmation selon laquelle « Un document est une preuve à l'appui d'une fait." (« Un document est une preuve à l'appui d'un fait » ([BRI 51 : p. 7]). Elle précise ensuite : Un document est « tout signe physique ou symbolique, conservé ou enregistré, destiné à représenter, à reconstruire, ou démontrer un phénomène physique ou conceptuel". ("Tout indice concret ou symbolique, conservé ou enregistré, aux fins de représenter, de reconstituer ou de prouver un phénomène physique ou intellectuel." p. 7.) L'implication est qu'il faut considérer la documentation comme un accès aux preuves plutôt qu'un accès aux textes.

Briet donne des exemples : une étoile dans le ciel n'est pas un document, mais une photographie de celle-ci le serait ; une pierre dans une rivière n'est pas un document , mais une pierre exposée dans un musée le serait ; un animal sauvage n'est pas un document, mais un animal sauvage présenté dans un zoo le serait. Une antilope en liberté dans les plaines d'Afrique ne devrait pas être considérée comme un document, déclare-t-elle. . Mais s’il devait être capturé, emmené dans un zoo et transformé en objet d’étude, il serait devenu un document. Elle est devenue une preuve matérielle utilisée par ceux qui l'étudient. En effet, les articles scientifiques écrits sur l'antilope sont des documents secondaires, puisque l'antilope elle-même est le document principal.

Les règles de Briet pour déterminer quand un objet est devenu un document ne sont pas clairement définies, mais sa discussion semble indiquer que :

1. Il y a matérialité : seuls les objets physiques peuvent être des documents, cf. [BUC 91] ;

2. Il y a intentionnalité : il est prévu que l'objet soit traité comme une preuve ;

3. Les objets doivent être traités : ils doivent être transformés en documents ; et, selon nous,

4. Il y a une position phénoménologique : l'objet est perçu comme un document.

Cette situation rappelle les discussions sur la façon dont une image devient de l'art en la présentant comme de l'art. Briet voulait-elle dire que, de même que l'« art » devient de l'art en le « présentant » (c'est-à-dire en le traitant) comme de l'art, un objet devient un « document » lorsqu'il est traité comme un document, c'est-à-dire comme un signe physique ou symbolique, préservé ou enregistré, destiné à représenter, à reconstruire ou à démontrer un phénomène physique ou conceptuel ?

Ron Day ([DAY 96]) a suggéré, de manière très plausible, que l'utilisation du mot « indice » par Briet est importante, que c'est l'indexicalité – la qualité d'avoir été placé dans une relation organisée et significative avec d'autres preuves – qui donne à un objet son statut documentaire.

Donker Duyvis : une dimension spirituelle aux documents

Frits Donker Duyvis (1894-1961), qui succéda à Paul Otlet comme figure centrale de la Fédération internationale pour la documentation, incarna le modernisme technologique des documentalistes dans son dévouement à la trinité de la gestion scientifique, de la normalisation et du contrôle bibliographique comme bases complémentaires et se renforçant mutuellement pour réaliser le progrès ([ANO 64]). Pourtant, Donker Duyvis n'était pas un matérialiste. Il adopta le point de vue d'Otlet selon lequel un document était une expression de la pensée humaine, mais il le fit en termes d'anthroposophie, un mouvement spirituel basé sur la notion qu'il existe un monde spirituel compréhensible par la pensée pure et accessible uniquement aux plus hautes facultés de la connaissance mentale. Donker Duyvis était donc sensible à ce que nous pourrions aujourd'hui appeler les aspects cognitifs du support du message. Il écrivait :

« Un document est le dépositaire d'une pensée exprimée. Par conséquent, son contenu a un caractère spirituel. Le danger qu'une unification émoussée de la forme extérieure ait une répercussion sur le contenu en le rendant sans caractère et impersonnel, n'est pas illusoire... En standardisant la forme et la présentation des documents, il est nécessaire de limiter cette activité à ce qui n'affecte pas le contenu spirituel et qui sert à éliminer une variété vraiment irrationnelle. » ([DON 42]. Traduction de [VOO 64 : p. 48])

Ranganathan : Micro-pensée sur une surface plane

Le théoricien indien SR Ranganathan, habituellement si métaphysique, a adopté une position curieusement étroite et pragmatique sur la définition du « document », refusant même d’inclure des documents audiovisuels tels que les communications radiophoniques et télévisées. « Mais ce ne sont pas des documents, car ce ne sont pas des enregistrements sur des matériaux aptes à être manipulés ou conservés. Les statues, les pièces de porcelaine et les objets exposés dans un musée ont été mentionnés parce qu’ils transmettent une pensée exprimée d’une manière ou d’une autre. Mais aucun de ces éléments n’est un document, car il ne s’agit pas d’un enregistrement sur une surface plus ou moins plane » (RAN 63 : p. 41).

La vision de Ranganathan du « document » comme synonyme de « micro-pensée incarnée » sur papier « ou autre matériau, apte à être manipulé physiquement, transporté dans l’espace et conservé dans le temps » a été adoptée par l’Indian Standards Institution ([IND 63 : p. 24]). D’autres, eux aussi, ont adopté une vision limitée de ce qu’étaient les documents. Aux États-Unis, deux auteurs très influents ont opté pour une vision des documents qui n’était qu’une extension des enregistrements textuels pour inclure les communications audiovisuelles. Louis Shores a popularisé l'expression « le livre générique » (par exemple [SHO 77]) et Jesse H. Shera a utilisé « le document graphique » avec une signification à peu près identique (par exemple [SHE 72]).

4. Anthropologie : culture matérielle

Otlet a explicitement déclaré que sa conception du « document » incluait les découvertes archéologiques, les traces d'activité humaine et d'autres objets non destinés à la communication. « Les collections d'objets rassemblés à des fins de préservation, de science et d'éducation sont essentiellement de nature documentaire (musées et cabinets, collections de modèles, spécimens et échantillons). Ces collections sont créées à partir d'éléments présents dans la nature plutôt que d'être délimitées ou décrites par des mots ; ce sont des documents tridimensionnels. » ([OTL 20]. Traduction de [OTL 90 : p. 197]).

La notion d'objets en tant que documents ressemble à la notion de « culture matérielle » chez les anthropologues culturels « pour qui les artefacts ont apporté des preuves importantes dans la documentation et l'interprétation de l'expérience américaine. » ([AME 85 : p. ix) et en muséologie (par exemple [KAP 94], [PEA 90]).

5. Sémiotique : « Texte » et « objet-signe »

Les idées de Briet concernant la nature d'un « document » invitent à une discussion en relation avec la sémiotique. Dans ce contexte, nous notons la discussion de Dufrenne sur la distinction entre objets esthétiques et objets signifiants :

"La fonction de ces objets [signifiants] n'est pas de servir à une action ou de satisfaire à un besoin, mais de dispenser un savoir. On peut bien sûr dire que tous les objets sont signifiants dans un certain sens. Cependant, il faut distinguer ceux qui font plus que signifier simplement pour nous préparer à une action et qui ne sont pas utilisés seulement pour l'accomplissement de la tâche. Les textes scientifiques, les catéchismes, les albums de photographies et, à une échelle plus modeste, les panneaux indicateurs sont autant de signes dont la signification ne nous engage dans une activité qu'après nous avoir d'abord fourni une information." ([DUF 73 : p. 114]).

On peut observer qu'en incluant les objets de musée et autres objets "trouvés", le "tout signe physique ou symbolique" de Briet semble inclure à la fois les signes humains et les signes naturels. D'autres ont développé la notion d'"objet-signe". Roland Barthes, par exemple, en discutant de la « sémantique de l'objet », a écrit que les objets « fonctionnent comme le véhicule du sens : en d'autres termes, l'objet sert effectivement à quelque chose, mais il sert aussi à communiquer de l'information : nous pourrions résumer cela en disant qu'il y a toujours un sens qui déborde l'usage de l'objet » ([BAR 88 : p. 182]). Nous pouvons noter l'usage répandu du mot « texte » pour caractériser des modèles de phénomènes sociaux qui ne sont pas constitués de mots ou de chiffres, mais il semble qu'on ait accordé relativement peu d'attention au chevauchement entre la sémiotique et la gestion de l'information (voir cependant [WAR 90].)

Une différence entre les points de vue des documentalistes évoqués ci-dessus et les points de vue contemporains est l'accent qui serait désormais mis sur la construction sociale du sens, sur la perception par le spectateur de la signification et du caractère probant des documents. En terminologie sémiotique,

« ... les signes ne sont jamais des objets naturels... La raison en est simplement que la propriété d'être un signe n'est pas une propriété naturelle qui peut être recherchée et trouvée, mais une propriété qui est donnée aux objets, qu'ils soient naturels ou artificiels, par le type d'utilisation qui en est faite. En tant qu'objets et en tant que moyens, les signes doivent être traités comme quelque chose d'inventé, et en ce sens ils sont corrélés à des actions. » ([SEB 94 : v. 1, p. 18]).

La notion de documents comme preuve de Briet peut se présenter d'au moins deux façons. L'un des objectifs des systèmes d'information est de stocker et de maintenir l'accès à toute preuve qui a été citée comme preuve d'une affirmation. Une autre approche consiste pour la personne en position d'organiser des artefacts, des échantillons, des spécimens, des textes ou d'autres objets à considérer ce qu'ils pourraient nous dire sur le monde qui les a produits, puis, après avoir développé une théorie de leur signification, à placer l'objet en preuve, de le proposer comme preuve par la façon dont il est organisé, indexé ou présenté. De cette manière, les systèmes d'information peuvent être utilisés non seulement pour trouver du matériel qui est déjà en preuve, mais aussi pour organiser du matériel de manière à ce que quelqu'un puisse l'utiliser comme (nouvelle) preuve dans un but quelconque. ([WIL 95]).

‍6. Documents numériques

La notion évolutive de « document » chez Otlet, Briet, Schuermeyer et les autres documentalistes a de plus en plus mis l'accent sur tout ce qui fonctionne comme un document plutôt que sur les formes physiques traditionnelles de documents. Le passage à la technologie numérique semble rendre cette distinction encore plus importante. Les analyses réfléchies de Levy ont montré qu'une insistance sur la technologie des documents numériques a entravé notre compréhension des documents numériques en tant que documents (par exemple [LEV 94]). Tout dans la technologie numérique est stocké sous forme de chaîne de bits, de sorte que la forme physique habituelle (sur papier, sur microfilm) n'aide plus. En ce sens, toute particularité d'un document en tant que forme physique est encore diminuée.

Il y a cinquante ans, on recherchait des valeurs logarithmiques dans un livre imprimé de « tables logarithmiques » pour faire des calculs. Le volume des tables logarithmiques était un document conventionnel. Aujourd'hui, on pourrait imaginer utiliser un ensemble de tables logarithmiques stockées en ligne, qui pourraient être considérées comme une version numérique des tables logarithmiques imprimées. Cependant, il est plus probable que l'on utilise un algorithme pour calculer les valeurs logarithmiques selon les besoins. La réponse donnée sera la même. Peut-être ne saura-t-on pas si l'ordinateur a utilisé une table ou un algorithme.  La table et l'algorithme semblent fonctionnellement équivalents. Qu'est-il arrivé à la notion de « document » ? Une réponse est que tout ce qui est affiché à l'écran ou imprimé est un document. On pourrait dire que l'algorithme fonctionne comme un document, comme un type de document dynamique, qui nous rappelle la vision d'Otlet selon laquelle un jouet éducatif devrait être considéré comme une sorte de document. Cela serait cohérent avec la tendance, décrite ci-dessus, à définir un document en termes de fonction plutôt que de format physique.

Chaque technologie différente a des capacités différentes, des contraintes différentes. Si nous adoptons une conception fonctionnelle de ce qui constitue un document, nous devons nous attendre à ce que les documents prennent des formes différentes dans le contexte de différentes technologies et nous devons donc nous attendre à ce que la gamme de ce qui pourrait être considéré comme un document soit différente dans un environnement numérique et dans un environnement papier. L'algorithme de génération de logarithmes, tel un jouet éducatif mécanique, peut être considéré comme un type de document dynamique différent des documents papier ordinaires, mais toujours cohérent avec les origines étymologiques du « document », un moyen d'enseignement - ou, en fait, une preuve, quelque chose à partir duquel on apprend.

Les tentatives de définition des documents numériques risquent de rester insaisissables si l'on souhaite plus qu'une définition pragmatique et ad hoc. Les définitions basées sur la forme, le format et le support semblent moins satisfaisantes qu'une approche fonctionnelle, suivant le raisonnement qui sous-tend les discussions largement oubliées sur les objets d'Otlet et l'antilope de Briet.

Remerciements : Je remercie Ron Day, W. Boyd Rayward et Patrick Wilson pour leurs précieux commentaires. Une version antérieure de cet article avec quelques détails historiques supplémentaires a été publiée sous le titre [BUC 97b].

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Original via link https://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/digdoc.html